Mensalista é o tipo de cliente que todo dono de estacionamento quer ter. É receita garantida todo mês, previsibilidade no caixa e vaga ocupada sem esforço de venda. Mas quem trabalha com mensalistas sabe que a gestão disso pode virar uma bagunça se não tiver um controle decente.
Nesse artigo vou falar sobre os problemas mais comuns na gestão de mensalistas e como resolver cada um deles.
O problema começa no controle manual
Muitos estacionamentos ainda controlam mensalistas numa planilha ou num caderno. O cara paga no dia 5, você anota. No mês seguinte ele atrasa, você anota de novo. Aí chega o dia que você não sabe mais quem pagou, quem deve, e quem já deveria ter sido cobrado há duas semanas.
E o pior: o operador na guarita não tem como saber se aquele carro que acabou de entrar é de um mensalista ativo ou de um mensalista que tá devendo há 3 meses. Resultado? O cara entra, usa a vaga, e ninguém cobra nada.
Vencimento e renovação: onde a coisa complica
A maioria dos estacionamentos trabalha com mensalidade fixa por 30 dias. O cliente paga e tem direito a estacionar durante aquele período. Simples, né?
Só que na prática não é tão simples assim. Cada mensalista tem uma data de início diferente. O João começou dia 3, a Maria dia 15, o Carlos dia 22. Acompanhar o vencimento de cada um separadamente é trabalho braçal.
Quando você tem 10 mensalistas, até vai. Quando tem 50 ou 100, fica inviável sem um sistema.
O que deveria acontecer automaticamente
Um controle de mensalistas bem feito deveria funcionar assim:
O cliente contrata o plano, você registra a data de início e o sistema já sabe quando vence. Quando vence, o sistema renova automaticamente o período e gera a cobrança. Se o cliente não pagar, o status muda e o operador sabe que aquele mensalista tá com pendência.
Parece simples porque é simples. Mas pra funcionar assim, precisa de um sistema que faça essa gestão pra você.
Isenções: o que o mensalista tem direito?
Outro ponto que gera confusão é definir o que o plano do mensalista cobre.
Alguns estacionamentos oferecem plano que inclui só o estacionamento. Outros incluem lavagem, polimento ou outros serviços. Tem plano que dá direito a entrar e sair quantas vezes quiser no dia, e tem plano que limita a uma entrada por dia.
Se isso não tiver bem definido no sistema, o operador fica sem saber o que cobrar e o que não cobrar. E quando fica na base do “pergunta pro dono”, a operação trava.
Como um sistema resolve isso
Com um sistema de gestão, você cria os planos (passes) com as regras que quiser: valor, período de recorrência, e quais serviços estão incluídos. Quando o cliente assina, o sistema cuida do resto.
O operador não precisa decorar quem é mensalista e quem não é. Quando o veículo do cliente entra, o sistema já identifica que ele tem um passe ativo e não cobra a permanência. Se o passe tiver expirado, cobra normalmente.
Isso evita dois problemas: cobrar de quem não deveria ser cobrado (e irritar o cliente) e deixar de cobrar de quem deveria pagar (e perder dinheiro).
E quando o mensalista cancela?
Cancelamento também precisa ser registrado. Se o cara liga dizendo que não quer mais o plano, você cancela no sistema e pronto. A partir dali, o veículo dele passa a ser tratado como rotativo.
Se isso tá no caderno, tem chance de alguém esquecer de atualizar e o cliente continuar usando a vaga como mensalista sem pagar.
Resumindo
Gestão de mensalistas não é complicada, mas precisa de organização. E organização manual tem limite. A partir de certo volume de clientes, a chance de erro é grande demais.
Se o seu estacionamento trabalha com mensalistas e você ainda controla isso na mão, vale a pena testar um sistema que automatize o processo. O Vagaki faz exatamente isso: você cria seus planos, define as isenções, e o sistema cuida da renovação, cobrança e controle de acesso. Tem 30 dias grátis pra testar.